ارائه بازخورد به مدیران یکی از فرایندهای پیچیده ای است که باید برای انجام آن تمرین صورت گرفته و مهارت کافی داشت. اگر ارائه بازخورد کاملا درست و صحیح اجرا شود، می تواند تاثیر زیادی بر کسب و کار، مشارکت کارکنان و در نهایت نتیجه نهایی داشته باشد. به طور کلی رهبران این روزها وظیفه دارند تا محیطی را ایجاد کنند که در آن بازخوردهای سازنده انجام شود.
بنابراین درک مفهوم ارائه بازخورد به مدیران اهمیت زیادی دارد. به دلیل اهمیت این مبحث ما موضوع این مطلب از سایت مهدی مقسومی را به معرفی ویژگی های ارائه بازخورد موثر به مدیران اختصاص داده ایم.
ویژگی های ارائه بازخورد به مدیران
ارائه بازخورد به مدیران باید ویژگی های خاصی داشته باشد تا بتواند موثر واقع شود. ما در این بخش مهم ترین ویژگی هایی که باید ارائه بازخورد داشته باشد را برای شما بیان می کنیم.
اگر یک صاحب یک کسب و کار هستید، مخصوصا یک کسب و کار تازه کار، نیاز دارید که برنامه ریزی کنید تا در پیشرفت کسب و کار با بهینه ترین حالت ممکن و در کوتاه ترین زمان به هدف تان برسید. خدمات کوچینگ استارتاپ مهدی مقسومی می توانید به شما در این راه کمک مهمی کنید.
خاص باشد
بازخورد مورد نظر باید به صورت عینی باشد و این بازخورد مرتبط با یک هدف خاص باشد. به علاوه در این بازخورد باید انتظارات روشن از کارمند و عملکرد آن ها نیز بیان شود. به عبارتی عملکرد تمام کارمندان و پیشرفت آن ها باید کاملا واضح و روشن بوده و در دسترس قرار داشته باشد.
به موقع بودن
یک بازخورد زمانی می تواند موثر باشد که به موقع دریافت شود. به عبارتی بهتر است کارمندان بازخورد خود را در صورت امکان نزدیک به رویداد دریافت نمایند. حتی کارکنانی که به صورت تلفنی با مشتریان در ارتباط هستند، باید تحت نظارت باشند و بعد از انجام هر تماس بازخورد خود را در سریع ترین زمان ممکن ارائه دهند.
همچنین بهتر است بدانید برخی معیارهای بی درنگی که در دسترس کارمندان قرار داشته باشند، می توانند بسیار موثر واقع شوند، چرا که بازخوردهای فوری می تواند موجب یادگیری بهتر و آسان تر شود و در نهایت کارمندان عملکرد بهتری خواهند داشت.
شما می توانید با استفاده از خدمات مشاوره شغلی مهدی مقسومی در مدیریت استرس های شغلی تان غلبه کنید. همچنین با این راهنمایی ها می توانید بهترین تصمیم را برای مسیر شغلی خود بگیرید تا در نهایت به موفقیت برسید.
مناسب باشد
بازخوردهای موجود باید با شیوه ای درست و مثبت و بدون تهدید ارائه شوند. این بدان معناست که یک کارمند زمانی که بازخوردی را ارائه می دهد باید در زمان ارائه آرام و حرفه ای باقی بمانند. با این که بازخوردهای منفی هم می توانند برای کسب و کار لازم و مفید باشند، اما چنین بازخوردهایی باید به شکل خصوصی ارائه شوند.
قبل از هر چیز باید بدانید که ارائه بازخورد به مدیران به احترام نیاز دارد تا بتواند موجب تقویت کارکنان شود. بنابراین این بازخورد نباید هیچگونه احساس خجالت یا شرمی را به وجود آورد.
خدمات منتور و منتورینگ مهدی مقسومی می تواند برای توسعه شخصی و حرفه ای شما به بهترین نحو به شما کمک کند. این فرصت را از دست ندهید و با کمک خدمات منتورینگ ما به اهداف خود برسید.
تمرکز بر رفتار نه شخصیت
یکی از ویژگی هایی که یک بازخورد باید داشته باشد این است که باخوردهای ارائه شده بر اساس رفتار باشد نه شخصیت یا ویژگی هر یک از کارکنان؛ مگر این که این امر در مواقعی لازم و ضروری باشد. در واقع بازخورد ارائه شده اگر بر رفتار تمرکز داشته باشد، می تواند نتیجه بهتری داشته باشد تا این که در خصوص شخصیت دریافت شود.
این بدین معناست که زمانی به یک کارمند نظرات انتقادی در مورد شخصیت او ارائه می شود، او حالت تدافعی به خود می گیرد و نمی تواند به بازخوردهای دیگر تمرکز کرده و گوش کند. بنابراین می توان نتیجه گرفت بازخوردی که بر رفتار تمرکز دارد، می تواند نتیجه مفیدتری به همراه داشته باشد. به علاوه کارمندان راحت تر می توانند رفتار خود را تغییر دهند تا شخصیت.
فعال بودن
ارائه بازخورد به مدیران باید به تعویق نیفتد و یا لغو نشود. شما باید بتوانید به موقع مشکلات را ارزیابی کنید و قبل از این که این مشکلات بتوانند روی شرکت و کارکنان تاثیر منفی داشته باشند، بازخورد مناسبی ارائه دهید. بنابراین بهتر است یک موقعیت خاص را زودتر ارائه دهید تا کارکنان بهتر بتوانند روی آن تمرکز کرده و برای آن راه حلی پیدا کنند. ارائه بازخورد زمانی که به تعویق می افتد، تحلیل و ارزیابی را برای کارکنان بسیار سخت تر خواهد کرد.
استفاده از زبان توصیفی
اگر بتوانید برای یک کارمند به خوبی توصیف کنید که رفتار او چگونه می تواند بر عملکرد تاثیر داشته باشد، قطعا بازخورد مفیدتری را دریافت خواهید کرد تا زمانی که بخواهید از زبان نامفهوم و گنگ استفاده کنید. استفاده از زبان توصیفی موجب می شود تا فرد بتواند موضوع را به راحتی درک کند و تاثیر زیادی روی یادگیری بیشتر آن خواهد داشت.
اجتناب از زبان قضاوتی
اگر از زبان قضاوتی اجتناب کنید قطعا احتمال تدافعی بودن کارمند کمتر می شود. بنابراین استفاده از بازخورد بدون قضاوت نیز می تواند تاثیر زیادی روی عملکرد و رفتارهای فرد داشته باشد. به همین علت بهتر است موضوع را بدون قضاوت تحت عنوان مکالمه ای ارائه دهید..
بر اساس اطلاعات دقیق و معتبر
یکی از ویژگی های مهم ارائه بازخورد به مدیران این است که بازخورد مورد نظر باید بر اساس اطلاعات دقیق باشد. بنابراین باید داده های متنوعی ارائه شده و در این داده ها از هیچ نوع شایعاتی استفاده نشود. حتی در صورتی که مجبور به ارجاع دادن موضوع به دیگر کارمندان هستید، از نوشتن نام آن ها خودداری نمایید.
تکرار شونده
یکی از ویژگی های مهم بازخورد این است که تکراری باشد. عملکردها باید به صورت ماهانه برنامه ریزی شوند و بازخوردهای غیر رسمی روزانه به عنوان یک تمرین مداوم ارائه شود. تکرار شدن بازخوردها باعث شده تا زمینه برای یادگیری بیشتر فراهم شود.
به عبارت دیگر زمانی که بازخوردها به صورت تکرار شونده انجام گیرند، ارتباط و تعامل کارکنان و مدیران بیشتر می شود و در نتیجه تعامل آن ها، کار گروهی بهتری انجام می گیرد. بنابراین می توان نتیجه گرفت به موقع بودن و تکرار شدن بازخوردها می تواند تاثیر زیادی در یادگیری افراد داشته باشد.
در فرهنگ تعبیه شود
محیط مورد نظر باید دارای بازخوردی مستمر و توسعه حرفه ای باشد. بدین منظور بازخورد باید به یک بخش جدانشدنی از شغل مورد نظر تبدیل شود. به علاوه این بازخوردها باید به گونه ای باشند تا که مورد توجه کارکنان قرار بگیرد و توسط آن ها حمایت شود. به عنوان مثال اگر بازخورد به یک مکالمه دو طرفه و مستمر تبدیل شود، این حس در کارکنان به وجود می آید که آن ها شنیده می شوند و مورد تحسین تحسین قرار می گیرند و در نهایت هر بازخوردی برای آن ها حکم سخنرانی نخواهد داشت.
فرهنگ سازی در این زمینه می تواند موجب تقویت وفاداری در بین کارکنان شود. کارشناسان عقیده دارند اگر بازخورد به صورت موثر ارائه شود، می تواند تاثیر زیادی بر عملکرد افراد داشته باشد و آن ها احساس می کنند، مورد حمایت قرار می گیرند.
زمانی که فرد احساس کند مورد حمایت واقع شده، قطعا به کار کردن در فضای دیگر فکر نمی کند. در نتیجه این امر نیاز به استخدام کارکنان جدید از بین خواهد رفت.
متمرکز
تمرکز بازخورد باید روی حوزه ها و موضوعات کلیدی باشد. برای ارائه بازخورد به مدیران باید موضوعاتی انتخاب شود که برای شرکت اهمیت زیادی دارد و بازخورد ارائه شده نیز در همین زمینه باشد و به موضوعات دیگر مرتبط نباشد. به علاوه بازخورد مورد نظر باید مرتبط با اهداف شرکت باشد.
هدایت
اطلاعاتی که به کارمندان ارائه شده باید به جهت تایید یا تصحیح عملکرد آن ها باشد. این یعنی گفتن این که کار خوب است، کافی نیست. آن ها باید تایید کنند که در آن لحظه در مسیر درست و رسیدن به اهداف قرار دارند یا خیر و گفته شود که چه مواردی می تواند باعث بهبود عملکرد شرکت شود. بنابراین باید توضیحات کاملا واضح باشد و فرد را به بهترین سمت هدایت نماید.
ارائه بازخورد عملی
هر بازخوردی باید در کنار خود یک بازخورد عملی نیز داشته باشد. این یعنی فرد باید به خوبی بداند که چگونه عملکرد خود را بهبود داده و بیشتر کند و چه اقداماتی برای رسیدن به آن لازم است. این بازخورد عملی می تواند شامل گفت و گوی باز در خصوص نحوه برنامه ریزی نیز باشد.
مقدار مناسب
یکی از ویژگی های مهمی که می توان برای ارائه بازخورد به مدیران بیان کرد، این است که هر بازخوردی باید به اندازه باشد. ارائه بازخورد بیش از حد موجب شده تا فرد تحت تاثیر قرار گرفته و امکان یادگیری برای اون فراهم نخواهد شد. در چنین شرایطی احتمال کمی وجود دارد که بازخورد مورد نظر در ذهن فرد ثبت شود. در مقابل بازخورد کم زمینه تغییر در عملکرد را از بین می برد. بنابراین ارائه بازخورد باید در حد مطلوب باشد.
از منابع متعدد باشد
قطعا بازخوری که از چند منبع باشد در مقایسه بازخوردی که تنها از یک منبع است، معتبرتر است. اگر تنها یک منبع بازخورد داشته باشد، تنش ایجاد می شود و پیام ارائه شده بعد از مدتی تاثیر خود را از دست خواهد داد. بنابراین برای این که بتوان تغییراتی را در حوزه مورد نظر به وجود آورد باید از منابع مختلف استفاده کرد.
جمع بندی در مورد ارائه بازخورد به مدیران
ارائه بازخورد به مدیران یکی از موضوعات مهمی است که می تواند باعث ارتقا سطح کارکنان و شرکت ها شود. ارائه بازخورد زمانی می تواند موثر باشد که ویژگی های خاصی داشته باشد. به همین منظور ما سعی کردیم برخی از مهم ترین ویژگی های ارائه بازخوردها به مدیران را برای شما بیان کنید. به علاوه اشاره کردیم هر بازخورد می تواند تا چه اندازه روی عملکرد کارکنان تاثیر داشته باشد.