برای گسترش و رشد یک سازمان نیاز است تا رهبران سازمان توانایی کافی برای توسعه ایده ها و برنامه های استراتژیک داشته باشند. در نهایت این رشد و توسعه می تواند سازمان را به سمت کارایی بیشتر و بهره وری سوق دهد. بنابرابراین رهبران باید به دنبال راه های افزایش کارایی سازمان باشند. ما در این مطلب از سایت مهدی مقسومی راه هایی برای افزایش کارایی را به شما معرفی خواهیم کرد.
نگاهی به کارایی سازمان
همان گونه که بیان شد رهبران یک سازمان باید توانایی کافی داشته باشند برای این که بتوانند موجبات رشد و گسترش سازمان را فراهم کنند. فعالیت هایی که بهره وری نداشته باشند تنها موجب اتلاف وقت می شوند. بنابراین رهبران باید به دنبال گسترش استراتژی هایی باشند که موحب صرفه جویی در زمان می شود. این استراتژی ها در مقابل باید بتواند فضایی را برای کارکنان ایجاد کند که بتوانند هوشمندانه کار کنند.
کار سخت بدون نتیجه قطعا هیچ کارایی نخواهد داشت و موجب ناامیدی رهبران و کارکنان خواهد شد. بنابراین افزایش کارایی سازمان می تواند این مشکلات را حل نماید. روش ها و راه هایی وجود دارد که می تواند حداکثر کارایی و بهره وری را در سازمان به وجود آورد. ما در بخش بعد این روش ها را برای شما بیان می کنیم.
اگر به دنبال شناسایی ضعف های ساختاری سازمان تان باشید، اگر به دنبال گرفتن راهنمایی در تصمیم گیری های حقوقی هستید و… ده ها کار مرتبط با این موارد، می توانید از خدمات کوچینگ حقوقی مهدی مقسومی استفاده کنید.
چگونه در یک سازمان کارایی را افزایش دهیم؟
همان طور که در ابتدا نیز بیان کردیم راه های مختلفی برای افزایش کارایی سازمان وجود دارد. ما در این بخش برخی از راه هایی که می تواند موجب افزایش کارایی شود را به شما معرفی می کنیم.
تعریف خود از کارایی را تعیین کنید
یکی از اولین راه های افزایش کارایی سازمان این است که هدف خود را تعیین کنید. این یعنی تعیین کنید که تعریف سازمان شما از کارایی چیست؟ ممکن است برای یک سازمان منظور از کارایی تعداد فاکتورهای صادره شده باشد یا سازمان دیگری کارایی را در تعداد ایمیل هایی بین تولید و فاکتور ببیند. زمانی که تعریف شما از کارایی مشخص شود، باید به فکر گسترش آن باشید. درواقع تمام بخش های سازمان باید از نحوه ایجاد کارایی درک یکسانی داشته باشند.
برنامه کاری تعیین کنید
یکی از راه های افزایش کارایی تعیین برنامه کاری می باشد. یک زمین فوتبال را بدون داشتن تیرک در دو طرف زمین تصور کنید. سوالی که پیش می آید این است که چه چیزی می تواند معیاری برای تعیین برنده باشد؟ در واقع بازی فوتبال بدون داشتن تیرک یک موضوع عجیب و مضحک است. این همان کاری است که بسیاری از رهبران سازمان ها انجام می دهند. چنین رهبرانی سازمان خود را بدون داشتن هیچ هدف و استاندارد مشخصی اداره می کنند.
یکی از راه های افزایش کارایی در سازمان این است که رهبران برای سازمان مورد نظر اهداف واقع بینانه تعیین کنند. برای انتخاب اهداف سازمان باید حساسیت زیادی داشته باشید. این بدان معناست که هدف های تعیین شده شما باید 1) قابل دستیابی باشد 2) قابل باور باشد و 3) کاملا واضح و مشخص باشد.
زمانی که اهداف خود را تعیین می کنید به آن که قصد به دست آوردن آن را دارید با زمانی که در اختیار دارید تا به آن برسید را در نظر داشته باشید و سپس یک برنامه کاری برای رسیدن به اهداف مورد نظر طراحی کنید. این اهداف باید بتواند همه را به یک یک سمت بکشاند.
اگر یک صاحب یک کسب و کار هستید، مخصوصا یک کسب و کار تازه کار، نیاز دارید که برنامه ریزی کنید تا در پیشرفت کسب و کار با بهینه ترین حالت ممکن و در کوتاه ترین زمان به هدف تان برسید. خدمات کوچینگ استارتاپ مهدی مقسومی می توانید به شما در این راه کمک مهمی کنید.
کم کردن عوامل حواس پرتی
راه دیگر از راه های افزایش کارایی کم کردن عوامل حواس پرتیست. معمولا اهداف سازمانی محدود به زمان هستند. به همین علت کارکنان باید هر آنچه که موجب حواس پرتی آن ها می شود را حذف کنند. این حواس پرتی ها می تواند شامل تماس های تلفنی، شبکه های اجتماعی و غیره باشد. بنابراین باید طوری برنامه ریزی کرد که هر یک از این عوامل کم شود تا بر روی عملکرد کارکنان تاثیر نداشته باشند.
زمان کار را به حداکثر برسانید
زمان کار حداکثری از راه های افزایش کارایی به شمار می آید. تمرکز مهم ترین عامل برای رسیدن به کارایی و بهره وری بیشتر است و یکی از بهترین راه های افزایش کارایی در هر سازمان به شمار می رود. زمانی که باید کار کنید را کار کنید و زمانی که برای استراحت تعیین شده را به استراحت بپردازید. در واقع باید مطمئن شوید در هر لحظه در جایی هستید که قرار است باشید. در این صورت کارکنان زمانی که به کار اختصاص داده شده را تنها کار می کنند و بدین ترتیب می توانند بهره وری و کارایی سازمان را بالا ببرند.
از کارشناسان و کارکنان خود بپرسید
پرسش از کارشناسان و کارکنان یکی دیگر از راه های افزایش کارایی می باششد. زمانی که توانستید اهداف سازمان خود را تعیین کنید و برنامه هایی برای مشخص نمایید، می توانید از کارشناسان و کارکنان خود بپرسید. آن ها افرادی هستند که هر روز با مشکلات سازمان و جریان کاری سازمان مواجه می شوند. اطلاعات آن ها می تواند به شما کمک کند تا بتوانید راه هایی برای افزایش بهره وری و کارایی سازمان پیدا کنید.
با بررسی موضوعات ذکر شده باید دو سوال از خود بپرسید اول این که بزرگ ترین موانع کاری در سازمان شما چه موانعی هستند و این که چه کسانی بزرگ ترین تلاف وقت را دارند؟ در صورتی که از دانش تخصصی کارمندان و کارکنان استفاده کنید، می توانید بسیاری از موانع را از سر راه بر دارید.
اولویت بندی موانع موجود
با کمک کارکنان خود و کارشناسان خود مشورت کند و از موانع موجود فهرستی تهیه کنید که رفع آن ها بتواند موجب افزایش کارایی سازمان شود. فراموش نکنید که شما نمی توانید تمامی موانع را به یکباره حل کنید. این فهرست بندی به شما کمک کرده تا بتوانید موانع را بشناسید و آن ها را بر اساس اهمیت اولویت بندی نمایید.
زمانی که می خواهید موانع را اولویت بندی کنید باید دو سوال مهم از خود بپرسید. اول این که از بین بردن این مانع چه تاثیری روی افزایش کارایی سازمان دارد؟ دوم این که برداشتن این مانع چقدر راحت است؟ بهتر است برای هر یک مانع ها رتبه ای تعیین کنید و آن هایی که می توانند تاثیر زیادی روی افزایش کارایی داشته باشند را ابتدا از سر راه بردارید.
از بین بردن موانع
حال که موانع موجود در سازمان را شناختید و آن ها را اولویت بندی کردید، وقت آن رسیده که آن ها را از بین ببرید. سعی کنید به دنبال راه هایی باشید تا بتوانید موانع بیشتری را از سر راه بردارید. بر اساس فهرستی که تهیه کرده اید پیش بروید و بر اساس اولویت آن ها رفع نمایید. از بین موانع یکی از راه های افزایش کارایی در سازمان است. به یاد داشته باشید که این کار باید به صورت مستمر در سازمان انجام شود تا بتوان نتیجه دلخواه را از آن دریافت کرد.
شما می توانید با استفاده از خدمات مشاوره شغلی مهدی مقسومی در مدیریت استرس های شغلی تان غلبه کنید. همچنین با این راهنمایی ها می توانید بهترین تصمیم را برای مسیر شغلی خود بگیرید تا در نهایت به موفقیت برسید.
واگذاری وظایف
واگذاری وظایف یکی دیگر از راه های افزایش کارایی می باشد. افرادی که در سطح بالای یک سازمان در حال فعالیت هستند باید بتوانند بخشی از کارها را به سطوح پایین تر انتقال دهند تا آن ها بتوانند به خوبی با مسائل مدیریتی آشنا شوند. این امر موجب شده تا رهبران بتوانند کارکنان واجد شرایط را شناسایی کنند و در شرایط ضروری آن ها را جایگزین نمایند.
زمانی که کار به نیروهای کم تجربه سطح پایین تر محول می شود، آن ها مهارت و تجربه بیشتری کسب می کنند و یاد می گیرند چگونه باید رهبری و مدیریت کنند. هرچقدر مهارت ها و پتانسیل کارکنان افزایش یابد، افزایش کارایی را در پی خواهد داشت و بعد از مدتی می توان نتایج موفق را دریافت نمود.
استفاده از ابزارها و تجهیزات مناسب
استفاده از رویکردهای سنتی در یک سازمان برای انجام امور تنها موجب کاهش کارایی و بهره وری خواهد شد. شما باید در سازمان مورد نظر از تجهیزات مناسب و ابزارهای مختلف نظیر نرم افزارها، ابزارهای بازاریابی، سیستم های ذخیره سازی و غیره استفاده کنید تا با افزایش کارایی مواجه شوید.
توجه داشته باشید یکی از مواردی که می تواند موجب ناامیدی کارکنان شود، تلاش برای کار کردن با تجهیزات قدیمی و معیوب است. در صورتی که کارکنان تجهیزات بهتری داشته باشند زمان کمتری برای انجام امور صرف می شود و می توان شاهد افزایش کارایی بود.
به کارکنان انگیزه دهید
یکی از راه های افزایش کارایی انگیزه دادن به کاذکنان است. برخی از کارکنانی که با دلسردی و ناامیدی مواجه هستند موجب کاهش کارایی سیستم می شوند. دلیل این امر این است که آن ها نمی توانند بهتری عملکرد را ارائه دهند. به همین علت رهبران باید روش هایی را به کار ببرند که می تواند در کارکنان انگیزه ایجاد کند تا آن ها بتوانند بهترین عملکرد را ارائه دهند.
کارمندی که انگیزه دارد قطعا زودتر کار خود را آغاز کرده و دیرتر از سایرین تعطیل می شود تا مطمئن شود که کار خود را به پایین رسانده است. در این صورت آن ها تلاش می کنند تا حواس پرتی های خود را حذف کنند و زمانی که برای کار کردن در اختیار دارند را تنها به کار کردن اختصاص دهند. این به این علت است که آن ها می دانند قرار است از سمت رهبر و مدیر خود تشویق شوند.
جمع بندی در مورد راه های افزایش کارایی
چه روش هایی موجب می شود تا سازمان با راه های افزایش کارایی مواجه شود؟ این سوالی است که اکثر رهبران با آن مواجه هستند. همان طور که در ابتدای مطالب اشاره کردیم افزایش بهره وری و کارایی در یک سازمان می تواند تاثیرات مثبت زیادی روی عملکرد کلی سازمان داشته باشد. به همین دلیل روش هایی ارائه شده که با کمک آن ها می توان کارایی در سازمان را افزایش داد.
ما در این مطلب سعی کردیم راه های افزایش کارایی در سازمان را برای شما بیان کنیم تا بتوانید با به کار بردن آن بهترین نتیجه و عملکرد را دریافت نمایید.