گردش کار چیست؟ بررسی گردش کار در کسب و کارها

اگر در حوزه تجارت فعالیت دارید یا اطلاعاتی در این زمینه دارید، شاید تا به حال نام گردش کار را شنیده باشید. گردش کار در کسب و کار یک تکنیک خاص است که در طی آن شرح می دهد که چگونه یک کار از انجام نشدن به حالت انجام شده تبدیل شود. گردش کار در انواع مختلفی موجود است و سازمان ها می توانند نمونه های مختلف آن را به کار ببرند.

گردش کار در عین مفید بودن می تواند سازمان ها را با چالش هایی نیز همراه نماید. برای آشنایی بیشتر شما با این تکنیک، ما موضوع این مطلب از سایت مهدی مقسومی  را به معرفی گردش کار  و انواع آن اختصاص داده ایم.

گردش کار به چه معناست؟

گردش کار در واقع دنباله ای از وظایف و فعالیت های قابل تکرار هستند که امور مختلفی را سازماندهی می کنند. همان طور که در ابتدا نیز اشاره ای داشتیم، گردش کار مسیر هایی هستند که به شما می گویند که یک کار چگونه از حالت خام انجام نشده به حالت پردازش و انجام شده تبدیل خواهد شد. مجموعه ای عملیات ها، فعالیت ها و وظایف را نیز می توان به عنوان گردش کار تعریف کرد.

گردش کار را می توان برای هر نوع کسب و کاری به کار برد. در واقع این الگوها برای ساختار تمام عملکردهای تجاری ایجاد شده اند. به طور کلی می توان گفت هنگامی که داده ها و اطلاعات بین انسان ها و سیستم ها در حال ارسال است، یک گردش کار به وجود آمده است.

انواع گردش کار

گردش کار در تمام فضاهای کاری رخ می دهد؛ برخی از انواع گردش کارها بسیار ساختار یافته و پیشرفته تر هستند و برخی از آن ها ساختار خاصی ندارند. به طور کلی هر زمانی که داده ها از فعالیتی به فعالیت دیگری منتقل شوند یعنی گردش کار ایجاد شده است. برای آشنایی با انواع گردش کار با ما همراه باشید!

1- گردش کار فرایند یا پردازش

یکی از انواع گردش کار، نوع فرآیند آن است. این نوع گردش کار زمانی رخ می دهد که مجموعه از وظایف یا فعالیت ها به صورت تکراری یا قابل پیش بینی باشند. این یعنی شما قبل از این که بخواهید یک فرآیند گردش را انجام دهید به خوبی می دانید که باید کدام مسیرها را پشت سر بگذارید.

در گردش کار فرآیند امکان رسیدگی به امور نامحدودی وجود دارد. به عنوان مثال یک گردش کار می تواند تایید درخواست خرید باشد. زمانی که این مدل شروع شود، خواهید دید که گردش کار با تغییرات کمی همراه شده و تنظیم می شود. در این صورت می توانید هر یک از موارد موجود در گردش کار را پردازش نمایید.

اگر به دنبال شناسایی ضعف های ساختاری سازمان تان باشید، اگر به دنبال گرفتن راهنمایی در تصمیم گیری های حقوقی هستید و… ده ها کار مرتبط با این موارد، می توانید از خدمات کوچینگ حقوقی مهدی مقسومی استفاده کنید.

2- گردش کار موردی

به طور کلی در موضوع گردش کار شما از ابتدا نمی دانید که برای تکمیل مورد چه مسیری طی می شود. هر چقدر شما داده ها و اطلاعات بیشتری داشته باشید، مسیر راحت تر قابل پیش بینی است و در واقع خود را نشان خواهد داد. برای مثال می توان به مطالبات بیمه و بلیط های پشتیبانی اشاره کرد. نحوه پردازش این موارد  از همان ابتدا مشخص نیست. شما پس از  بررسی ها می توانید این مسیر را  پیدا کنید.

در  این مدل از گردش کار مانند نمونه قبل می توان هر یک از تعداد موارد را مدیریت کرد. البته در گردش کار موردی برای پیدا کردن مسیر درست به یک ربات هوشمند یا یک نیروی انسانی نیاز است.

3- گردش کار پروژه

از دیگر نمونه های گردش کار می توان به گردش کار پروژه اشاره کرد. بهتر است بدانید پروژه ها مانند فرآیندها مسیری ساختار یافته هستند، اما در این حالت ممکن است شما در مسیر با انعطاف پذیری بیشتری مواجه شوید. برای مثال می توانید نسخه جدیدی از وب سایت خود را در نظر بگیرید که در آن شما با دقت بالا وظایف مورد نیاز را کامل کردن پروژه پیش بینی و تعیین کرده اید.

با این وجود گردش کار پروژه به گونه ای طراحی شده که برای یک مورد مناسب و خوب است. به عنوان مثال شما ممکن است برای مدتی طولانی انتشار وب سایت جدید را انجام ندهید و در صورت انجام نیز همان قبلی طی نمی شود. بسیاری از منابعی که به صورت آنلاین در دسترس قرار می گیرند، معمولا اشاره به دو نوع گردش کار فرآیند و پردازش دارند.

البته این به معنای مهم نبودن دو مورد دیگر نیست و آن ها برای انجام امور مختلف نیز مورد استفاده قرار می گیرند.

اگر یک صاحب یک کسب و کار هستید، مخصوصا یک کسب و کار تازه کار، نیاز دارید که برنامه ریزی کنید تا در پیشرفت کسب و کار با بهینه ترین حالت ممکن و در کوتاه ترین زمان به هدف تان برسید. خدمات کوچینگ استارتاپ مهدی مقسومی می توانید به شما در این راه کمک مهمی کنید.

دسته بندی گردش کار

گردش کار در دو گروه مختلف دسته بندی می شود که در ادامه آن ها را بررسی خواهیم کرد.

1- گردش کار متوالی

منظور از گردش کار متوالی این است که وظایف بعدی به تکمیل وظایف قبلی بستگی دارند. برای مثال زمانی که درخواست خود را برای مرخصی ثبت کرده اید، باید منتظر باشید تا درخواست شما تایید شود و در نهایت به امور مالی برود. تا زمانی که درخواست شما تایید نشود آن را به امور مالی ارسال نمی کنند. این یعنی انجام کارهای امور مالی به تایید شدن درخواست بستگی دارد.

گردش کار متوالی معمولا از سبک نمودار جریان پیروی خواهد کرد. در این نوع گردش کار شما مطمئن می شوید که هیچ نوع عقب ماندگی در امور وجود  ندارد و تمام اعضا حرکتی رو به جلو دارند.

2- گردش کار موازی

نوع دیگر گردش کار، گردش کار موازی است. در این نوع گردش کار برخلاف مدل قبلی امکان انجام چند کار به صورت همزمان وجود دارد. برای مثال زمانی که سازمان در یک بخش نیروی انسانی درخواست می کند، می تواند در بخش های دیگر اسناد مورد نیاز خود را درخواست کند. البته در برخی موارد این امور می توانند به یکدیگر وابسته باشند.

گردش کار موازی بهترین گزینه برای پروژه های ساده است که می توان در آن ها وظایف اصلی و فرعی را تقسیم بندی کرد که در صورت وجود تاخیر در انجام امور فرعی، امور اصلی و سایر امور با مشکل مواجه نشوند.

شما می توانید با استفاده از خدمات مشاوره شغلی مهدی مقسومی در مدیریت استرس های شغلی تان غلبه کنید. همچنین با این راهنمایی ها می توانید بهترین تصمیم را برای مسیر شغلی خود بگیرید تا در نهایت به موفقیت برسید.

مشکلات گردش کاری که ممکن است با آن مواجه شوید!

همان طور که متوجه شدید در گردش کار مراحل خاصی وجود دارد. این مراحل باید مسیر خاصی را طی کنند. با این این امر به نظر ساده می رسد، اما مشکلاتی وجود دارد که می تواند به عنوان مانعی برای گردش کار باشد. از رایج ترین مشکلاتی که ممکن است گردش کار با آن ها مواجه شود، می توان به موارد زیر اشاره کرد.

• پاسخگو نبودن
• نداشتن همکاری های لازم
• نداشتن توانایی برای تفویض اختیار در بخش ها
• افزودنی ها
• چالش های مختلف
• عدم محاسبه درخواست های موقتی
• خطاهای دستی
• و غیره

جمع بندی

گردش کار یکی از فرآیندهایی است که در طی آن نحوه تبدیل امور خام به پردازش شده توضیح داده می شود. گردش کار در انواع مختلفی وجود دارند که هر یک از آن ها ساختار خاصی دارند. ما در بخش های فوق برخی از نمونه های آن را به شما معرفی کردیم.

همچنین با وجود اینکه این سیستم کاملا ساده به نظر می رسد، اما گاهی با چالش های مختلفی روبرو می شود که می تواند روند کار را مختل نماید. انواع گردش کار را می توان در کسب و کارهای مختلف به کار برد و محدودیتی برای استفاده از آن وجود نخواهد داشت.

اگر از  مقاله ی «گردش کار چیست؟ بررسی گردش کار در کسب و کارها »  لذت بردید، میتوانید مطالب جذاب دیگری را در زمینه های حقوق، برندسازی، کوچینگ و منتورینگ در وبسایت مهدی مقسومی مشاهده کنید.

منبع